การเก็บรักษา และทำลายหนังสือราชการ

29 พ.ย. 2555 เวลา 08:52 | อ่าน 50,736
Advertisement

 
การเก็บรักษา และทำลายหนังสือราชการ

การเก็บหนังสือ แบ่งประเภทการเก็บออกเป็น 3 ประเภท คือ การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ และการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว

การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง

การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามระเบียบสารบรรณ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ

การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก การเก็บหนังสือประเภทนี้เป็นการเก็บไว้เพื่อรอการทำลายและความถี่ในการนำมาใช้งานมีไม่มากนัก และเพื่อเป็นการลดภาระของเจ้าของเรื่องผู้ปฏิบัติให้มีเวลาทำเรื่องที่ยังไม่สิ้นกระแสการดำเนินการ และเพื่อให้มีหน่วยที่ทำหน้าที่เรื่องนี้โดยเฉพาะ ระเบียบงานสารบรรณจึงกำหนดให้มีการจัดตั้งศูนย์เก็บ หรือหน่วยเก็บกลางเพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบงานด้านนี้ให้แก่หน่วยงานในสังกัด

อายุการเก็บหนังสือ ระเบียบงานสารบรรณได้กำหนดอายุการเก็บหนังสือไว้ว่า โดยปกติให้เก็บหนังสือต่าง ๆ ไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
1.หนังสือต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
2.หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
3.หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไป หรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรกำหนด
4.หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จาก ที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5.หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
6.หนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ โดยปกติหนังสือทางการเงินต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี บางกรณีหรือบางเรื่องแม้จะครบกำหนด 10 ปีแล้ว อาจจะยังไม่สามารถขอทำลายได้ เนื่องจากยังต้องเก็บไว้เพื่อรอการตรวจสอบหรือเก็บไว้เป็นหลักฐาน อย่างไรก็ตาม ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ หากเห็นว่า ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้

การยืม การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว มีหลักเกณฑ์ให้ปฏิบัติดังนี้
1.ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่า เรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด
2.ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือและเจ้าหน้าที่รวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลำดับ วันที่ เดือน ปี ไว้เพื่อติดตาม ทวงถาม ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนหนังสือที่ถูกยืมไป
3.การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
4.การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
5.ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ เว้นแต่จะให้ดู หรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน

การทำลายหนังสือ หนังสือราชการที่หมดความจำเป็นในการใช้งาน และเก็บไว้จนครบอายุการเก็บตามที่ระเบียบสารบรรณกำหนดแล้ว เพื่อมิให้เป็นภาระแก่ส่วนราชการ จำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนราชการต่าง ๆ มีสถานที่เก็บหนังสือได้ต่อไป

ขั้นตอนการทำลายหนังสือ
1.ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
2.ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการ ตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป คณะกรรมการทำลายหนังสือมีหน้าที่ ดังนี้
2.1 พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย หนังสือที่จะทำลายได้ต้องครบอายุการเก็บแล้วตามประเภทของหนังสือนั้น ๆ ถ้าเป็นหนังสือที่มีอายุการเก็บยังไม่ครบกำหนด ต้องเก็บไว้ให้ครบอายุเสียก่อน
2.2 กรณีที่หนังสือนั้นครบอายุการเก็บแล้ว และคณะกรรมการมีความเห็นว่า หนังสือนั้นยังไม่ควรทำลาย และควรจะขยายเวลาการจัดเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่า จะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง “การพิจารณา” ของบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บในตรากำหนดเก็บหนังสือ โดยให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข
2.3 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่า หนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้กรอกเครื่องหมายกากบาท ลงในช่อง “การพิจารณา”
2.4 เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมกับบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ(ถ้ามี)ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ว่าราชการจังหวัดแล้วแต่กรณีเพื่อพิจารณาสั่งการ
2.5 ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว
2.6 ทำบันทึกลงนามร่วมกันรายงานให้ผู้มีอำนาจอนุมัติทราบว่า ได้ทำลายหนังสือแล้ว

วิธีการทำลายหนังสือ 1. โดยการเผา
2. โดยวิธีอื่นที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ ซึ่งอาจทำได้หลายวิธี เช่น ฉีกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือเข้าเครื่องย่อย หั่นเป็นฝอย ตัด หรือ ต้ม เป็นต้น

ข้อมูลจาก http://webboard.kruthai.info
Advertisement

Advertisement

50,736

Advertisement
 
 
10 ลำดับกระทู้ยอดนิยม
บัญชีเงินเดือนข้าราชการพลเรือนสามัญ และข้าราชการสภาสามัญ บัญชีเงินเดือ...
1,161,267 10 ก.พ. 2558
วิธีเช็คว่ามีใครเข้ามาดู facebook เราบ่อยที่สุด 10 อันดับแรก!!...
939,094 21 ก.พ. 2559
บัญชีเงินเดือนข้าราชการครู 2558 ถึง ปัจจุบัน ใหม่ล่าสุด...
760,870 6 เม.ย. 2558
รายชื่อ 77 จังหวัดในประเทศไทย แบ่งตามภาค...
717,873 4 ก.ย. 2556
การประดับเครื่องราชอิสริยาภรณ์เต็มยศ (บุรุษ, สตรี) เครื่องหมายอินทรธนู...
567,633 27 ก.ค. 2557
ฐานคำนวณเงินเดือนข้าราชการพลเรือน 2560...
507,110 25 พ.ค. 2558
บัญชีเงินเดือนข้าราชการทหารใหม่ 2558 ถึง ปัจจุบัน...
501,520 27 เม.ย. 2558
วิธีแทรกเครื่องหมายถูกใน word, excel 2007, 2010...
478,862 26 ก.ค. 2557
ฐานคำนวณเงินเดือนข้าราชการพลเรือน 2561 เป็นต้นไป ถึงปัจจุบัน...
455,847 26 พ.ค. 2560
ฐานคำนวณเงินเดือนข้าราชการพลเรือน 2559...
416,846 25 พ.ค. 2558
ดูเพิ่มเติม
 
10 ลำดับมาใหม่
กรุงไทยเปิดตัว KrungthaiConnext บริการแจ้งเตือนเงินเข้า-ออกบัญชีผ่านไล...
18 ก.ค. 2562 41
รถยนต์รุ่นไหนใช้น้ำมันดีเซล B 20 ได้บ้าง...
18 ก.ค. 2562 26
แต่งตั้งรัฐมนตรี
16 ก.ค. 2562 66
ดวงกับดาวประจำวันที่ 15-21 กรกฎาคม...
14 ก.ค. 2562 144
ดวงกับดาวประจำวันที่ 8-14 กรกฎาคม 2562...
7 ก.ค. 2562 256
เสริมดวงสำหรับคนออกรถใหม่ ไหว้แม่ย่านางเสริมรถ เติมสิริมงคล...
6 ก.ค. 2562 134
การเหยียบเบรกแช่ไว้ขณะรถติดเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง จริงหรือ?...
6 ก.ค. 2562 155
ธอส.จัดใหญ่ 1 ปี มีครั้งเดียว “งานบ้าน ธอส. เอ็กซ์โป” ลุย 6 จังหวัดภูม...
4 ก.ค. 2562 170
กรมบัญชีกลางพร้อมจ่ายบำเหน็จดำรงชีพ เริ่ม 1 ก.ค. 62...
1 ก.ค. 2562 337
ค่าเงินบาทแข็ง VS ค่าเงินบาทอ่อน ใครได้ใครเสีย?...
1 ก.ค. 2562 219
ดูเพิ่มเติม
ซื้อขายรถบ้าน.com
  English
TOEIC กับ การขึ้นเงินเดือน
GED VS กศน ไทย (สอบเทียบไทย)
แนะนำที่เรียน IELTS ยอดนิยม ของ เด็กอินเตอร์
TOEIC
chulatutor
จุฬาติวเตอร์
  บทความที่คล้ายกัน
เงินเดือน เงินประจำตำแหน่งและประโยชน์ตอบแทนอื่นของประธานศาลรัฐธรรมนูญแ...
1,476
เงินเดือน เงินประจำตำแหน่งและประโยชน์ตอบแทนอื่นของประธานกรรมการและกรรม...
1,300
บัญชีอัตราเงินเดือนและเงินประจำตำแหน่งข้าราชการอัยการ 2561 – ปัจจุบัน...
2,573
บัญชีเงินเดือนและเงินประจำตำแหน่งข้าราชการฝ่ายตุลาการศาลยุติธรรม 2561 ...
1,837
วิธีการเข้าสู่อาชีพราชการพลเรือน ก.พ. ต้องทำอย่างไรบ้าง?...
3,258
ข้าราชการเกษียณแล้ว ได้เงินหรือสิทธิอะไรบ้าง?...
6,514
เครื่องแบบข้าราชการปกติขาว เต็มยศ ครึ่งยศ ในงานพระราชพิธีพระบรมศพ...
41,328
คำถาม-คำตอบ เกี่ยวกับหลักเกณฑ์และวิธีการให้ข้าราชการพลเรือนสามัญได้รับ...
5,994
อินทรธนูและเครื่องหมายตำแหน่งบนอินทรธนูของข้าราชการพลเรือนสามัญ และของ...
20,357
เครื่องแบบปฏิบัติราชการข้าราชการพลเรือนหญิง (ชุดกากี) พร้อมคำอธิบาย...
79,087
เครื่องแบบปฏิบัติราชการข้าราชการพลเรือนชาย (ชุดกากี) พร้อมคำอธิบาย...
20,554
แนวข้อสอบ E-learning ก.พ.
170,756

ดูเพิ่มเติม

 ข่าวที่คุณพึ่งอ่าน
การเก็บรักษา และทำลายหนังสือราชการ...
50,737


สอบดีดอทเน็ต เว็บสอบราชการ ความรู้งานราชการ
©copyright sorbdee.net 2011-2019 | ติดต่อเรา